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第一章 总 则

第一条  为促进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）、《厦门市人民政府公文格式细则》（厦府办〔2012〕221号）、《厦门市教育局办公室关于进一步规范发文和收文管理的通知》（厦教办发〔2024〕10号），结合学校实际，特制定本办法。

第二条  公文是学校依法履行职能、实施管理、处理公务活动的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家路线方针政策和上级机关重要指示，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的工具。

第三条  公文处理工作是指学校公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  各部门应高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，配备政治素质过硬、业务水平较高的专职人员负责公文处理工作。

第六条  学校办公室主管学校的公文处理工作，对学校各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第七条  为提高公文处理效率，除涉密公文、按内部文件管理的公文外，原则上学校公文的收文办理、发文办理均在学校办公自动化系统（以下简称OA系统）上进行。

第二章 公文种类

第八条  根据《党政机关公文处理工作条例》第八条规定，结合学校工作实际，学校适用的公文种类有：决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

第三章 公文格式

第九条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

第十条 公文的版式参照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第四章 行文规则

第十一条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。没有实质工作指导和经验总结交流意义、可发可不发的公文一律不发。现行公文仍然适用的，不再重复发文。涉及同一事项的工作部署和要求的公文，尽量合并印发。可以通过校园网、微信平台等新媒介发布相关信息的，不再印发公文。学校公文应当严格控制篇幅。

第十二条  学校公文应当根据行文目的、发文单位与主送单位关系正确选用公文文种。根据行文关系，学校公文主要分为上行文、下行文、平行文3种。

（一）向上级党政机关行文用上行文，多用报告、请示等文种。

（二）向学校各部门行文用下行文，多用决定、意见、通知、通报、批复等文种。

学校制定的规范性文件，根据实际内容可分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称，一般要用“通知”印发。

（三）向不相隶属的单位行文用平行文，多用函、意见等文种。

第十三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，属于职能部门职权范围内的事项，不得越过该职能部门直接向校领导请示。

第十四条  各部门在行文时，如有涉及校内其他部门职权范围内的事项时，应主动协商，取得一致意见并会签后由牵头部门行文；部门之间未协商一致的，不得行文，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请学校协调或裁定。擅自行文的，学校可责令纠正或者撤销。

第十五条 我校使用统一规定的文件版头，各部门不得擅自印制红头文件版头。

第十六条 向上级、校外单位行文，应当遵循以下规则：

（一）学校办公室可根据授权代表学校对外行文，未经批准其他单位不得以学校名义对外行文。

（二）报送校外的公文程序：

1．承办部门拟稿，部门负责人审稿；

2．办公室核稿（凡发文教育局，承办部门要先把文稿发给教育局接收处室审核同意再往下流程）；

3．校领导签发；

4．办公室复稿、编号、登记、印制；

5．承办部门报送收文单位。

（三）对外行文原则上主送一个单位，根据需要同时抄送其他相关单位。

第十七条 校内各部门行文，应当遵循以下规则：

（一）学校办公室可根据授权以学校名义向校内各部门行文，未经批准其他部门不得以学校名义向校内各部门行文。

（二）以学校名义下发的公文，按以下程序办理：

1．承办部门拟稿，部门负责人审稿；

2．办公室核稿；

3．校领导签发；

4．办公室复稿、编号、登记、印制；

5．办公室通过OA系统分发到各部门。

第十八条  学校请示和报告，应当遵循以下规则：

（一）“请示”应当一事一文，原则上只写一个主送单位，不得多头主送，如需同时送多个单位，应当用抄送形式。

（三）学校各职能部门对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延。

（四）不得在“报告”中夹带请示事项。

（五）请示（报告）处理应严格按照发文程序执行。除校领导直接交办的事项外，“请示（报告）”一般不直接送校领导个人。

第五章 公文拟制

第十九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十条  公文起草应当做到：

（一）符合国家的法律法规、党的路线方针政策和学校有关规定，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）公文涉及其他部门职权范围事项的，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（六）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（七）各部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（八）涉密公文的拟制应按国家相关规定执行。

第二十一条  公文文稿签发前，应当由学校办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规、党的路线方针政策和学校有关规定；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十二条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回拟制部门并说明理由；符合发文条件但内容需进一步研究和修改的，学校办公室可直接修改或由拟制部门修改后重新报送。

第二十三条 学校的综合性公文，由办公室会同有关部门共同拟稿；职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿；重要的公文，校领导亲自起草或者主持起草。向上级的重要请示、报告；对上级交办的重大事项的答复；下发综合性、规范性文件，分管校领导应签署明确意见。以上均由学校主要负责人签发。

第六章 公文办理

第二十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十五条  收文办理由学校办公室负责，主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对收到的公文分类登记，详细记载公文的主要信息和办理情况。凡通过内网OA接收的文件（除标注“此件主动公开”的文件外）及纸质领取的涉密文件、内部文件等均不得通过微信、QQ、邮箱、网站、网盘、校园网等互联网平台传输、传播、发布，不得通过人工智能工具、识字工具、扫描工具等应用程序上传处理。涉密文件应专人保管、规范登记（无涉密计算机的应手工登记）、规范记录文件阅办情况，严禁使用非涉密计算机处理、存储，严禁使用非涉密打印机、复印机、扫描仪等打印、复印、扫描，严禁使用手机、相机、智能手表等拍照。

（三）拟办。学校办公室对来文签收、登记或接收、下载后，非涉密公文要及时上传至学校OA系统，发送至学校办公室负责人，并由其提出办理意见，其中对属于要求职能部门解决具体问题的来文，按照部门职责范围，可直接转有关职能部门。对属于需要校领导批办或阅知的来文，转有关校领导批阅。对紧急、重要公文应提出办理时限，对需要几个部门承办的来文，须注明牵头承办部门。涉密公文按照保密规定办理。

（四）批办。对来文提出拟办意见后，其中需送学校领导批办或阅知的公文，学校办公室要及时报送有关校领导批阅，经批办过的公文，要按学校领导的批办要求及时分送有关部门办理。

（五）承办。有关部门接到交办的公文后，应抓紧办理并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文不得延误、推逶。

（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（七）催办。学校办公室相关人员应随时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文部门，并根据需要告知相关部门。

（九）寒暑假期收文要求。学校公文由专人管理、及时收文，寒暑假期间将规范做好工作交接，确保重要文件流转不断档。

第二十六条  发文办理主要程序是：

（一）复核。已经校领导签批的公文，由学校办公室对公文的内容、文种、格式、发文字号等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）分发。校对后的公文，按照分送范围进行分发。面向学校内部的发文，除涉密公文和特殊情况外，应当通过OA系统印发，不再印发纸质公文。通过OA系统发送的电子公文，与纸质公文具有同等效力。

（三）印制。根据公文报送和存档的有关要求，对已发出的电子公文，应及时印制纸质文件、盖章，确保质量和时效。公文应双面印刷，公文由学校办公室统一印制。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）公开。根据学校信息公开有关规定，可以公开的公文，应及时在学校信息公开网上公开，同时，学校应加强数据安全管理，做好信息脱敏处理，避免泄露个人隐私。

第二十七条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报、符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十八条  学校办公室等相关发文部门按档案管理要求整理（立卷）后，于次年集中向学校档案室移交纸质公文。个人不得保存应当归档的公文。

第七章 公文管理

第二十九条 学校各部门应当遵守学校公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十条 学校办公室负责校外来文和学校公文的管理，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施、设备。各部门要安排专人负责公文管理。

第三十一条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或解除的，由原确定密级的机关或上级机关决定。

学校建立健全公文类信息发布保密审查机制，明确审查的程序和责任。在公开公文类信息前，应当依照《中华人民共和国保守国家秘密法》以及其他法律、法规和国家有关规定对拟公开的信息进行审查。

第三十二条  公文的印发传达范围应当按照发文部门的要求执行；需要变更的，应当经发文部门批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。

第三十三条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当严格履行审批手续。绝密级公文不得复制、汇编。复制、汇编的涉密公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十四条  公文的撤销和废止，由学校、上级机关或权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十五条  涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退、销毁或者存档。

第三十六条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十七条  部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文整理后按照有关规定移交学校档案室。工作人员调离岗位时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十八条  新设立的部门应当向学校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文部门，部门合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章 电子公文

第三十九条 电子公文是指通过OA系统处理后形成的，依赖于计算机系统阅读、处理，并可通过网络传输的具有法定效力和规范格式的公务文书。

第四十条 各教职员工均在系统中分配唯一用户名。新入职人员的权限在办理入职后统一分配，调岗人员及调离学校人员权限在人事处办理相关手续后调整。调岗后的人员权限修改由相关单位提出申请，经学校办公室审核后办理。

第四十一条 系统中用户拥有的公文处理权限由学校办公室根据各用户的岗位职责分配，并根据岗位的调整作相应调整。各职能部门用户如发现自己的公文处理权限存在问题的，应立即与学校办公室或科信处联系，以便及时调整。

第四十二条 电子公文经审核、签发后在OA系统进行分发，一般不再另发纸质文件。

第四十三条 各部门OA秘书应及时登陆访问OA系统，处理接收到的电子公文并提醒领导阅办。

第四十四条 学校电子化办公形成的所有电子公文由档案室统一归档管理。以学校及各部门名义制发的所有电子公文，必须同时分发至档案室。档案室对归档的电子公文按照档案管理的有关规定进行文件管理和查询利用等工作。

第四十五条 科技信息处应加强服务器管理，做好防护，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。

第九章 附 则

第四十六条 本办法由学校办公室负责解释。

第四十七条  本办法自发布之日起实施，原《集美工业学校公文处理规定》（集工办〔2017〕51号）同时废止。