专题封面

第一章  总  则

第一条  为进一步加强档案安全工作，深入推进档案安全体系建设，充分认识档案安全工作的重要性，根据《国家档案局关于进一步加强档案安全工作的通知》（档发〔2022〕2号）以及厦门市档案局的有关文件精神，结合学校实际，制定本实施办法。

第二条  学校档案安全工作坚持“安全第一、预防为主”的工作方针，建立健全人防、物防、技防三位一体安全体系。

第三条  档案安全是档案工作的底线，直接关系到学校档案工作可持续发展和档案作用的有效发挥。学校应切实把档案安全工作作为档案工作重点列入学校工作的议事日程，研究部署重要工作、重点项目时要强调和安排档案安全工作，检查工作任务完成情况时要检查档案安全措施落实情况，并在人员、经费、库房、设备等各方面给予保障。

学校各部门、单位应配备档案工作特别是档案安全工作所需设备、经费、人员，保证兼职档案员从事档案工作必要的时间，并纳入其岗位职责。

第四条  为确保档案的完整与安全，学校各种门类、不同载体档案必须实行统一集中管理。

第二章  领导机制与责任

第五条  学校档案安全工作按照“统一领导、分级负责”的原则进行监督管理。

1．学校档案安全工作在校长统一领导下并由一名校领导分管全校档案安全工作，同时接受上级主管单位开展的档案安全监督管理工作。

2．学校档案室是学校档案安全管理工作的职能部门。

3．学校各部门档案工作的领导负责本部门、单位档案安全工作。

第六条  学校各部门按照“谁主管、谁负责、谁实施、谁担责”的原则承担档案安全职责。

第三章  档案安全管理

第七条  综合档案室应完善学校的档案管理办法，重点修订档案收集、保管、安全、保密、利用等基本制度，并根据实践要求和形势发展需要，不断查漏补缺，避免因为制度缺陷影响档案安全。

各部门要按学校档案管理办法、各项档案规章制度的规定收集、整理、保管和利用档案，彻底消除制度执行风险。

第八条  学校档案资源安全管理应做到收集归档“应收尽收”、“应归尽归”，移交接收“应交尽交”、“应接尽接”，从源头上保障档案资源安全。

1．学校档案工作机制为：校长领导、综合档案室指导负责各部门整理归档。

2．各部门文件材料的整理、归档、移交工作按《集美工业学校档案管理办法》第三章执行。

3．各部门不得擅自缩小移交范围，拒绝移交应归的各种门类、各种载体档案；学校部门撤销、合并、分立的，要严格按照规定进行档案移交。

4．学校领导和各部门处级干部调离、提拔或退休时，应主动将其应归档的文件材料移交本部门的兼职档案工作人员归档，不得擅自销毁应归档的文件材料。本部门分管档案安全工作负责人或档案工作人员也应主动提请其移交所保存的文件材料，以维护学校历史记录的完整、安全、系统。

5.学生档案的接收、整理、归档及转递工作按学校学生档案相关规定执行。

第九条 学校要进一步提高档案库房的安全防灾标准，采用先进的安全技术、设备和材料，改善档案保管条件，实行库房精细化管理，确保档案安全。

1．档案库房要配备防火、防盗、防潮、防水、防日光及紫外线、防尘、防污染、防有害生物等设施设备；安装监控和门禁设施，并保障各种设施设备完好及正常运行，避免出现设施配备不全，或者设施设备不运行或者间断运行的情况，影响档案安全。

2．学校档案库房日常管理按《集美工业学校档案库房管理制度》执行。

3．综合档案室应做好档案库房检查及记录工作，档案库房的日查由库房管理人员进行，定期巡查由相关责任人员进行，档案安全工作第一责任人要保证每年对库房进行2次以上安全专项巡查。

第十条  加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的保密管理，严防档案信息泄密。

1．会计电子档案、基建电子档案、机要档案等重要档案应妥善保管，有数字化外包的应与外包单位签订保密协议。

3.各部门杜绝通过微信、飞信及QQ等公网传输涉密电子文件造成信息泄漏。

4．利用涉密档案者负有保密责任，不得将信息泄漏外传，涉密档案原则上不得复制。

5．进一步严格涉密档案管理，严禁涉密档案目录与非涉密档案目录数据混存，不得在未与非涉密网实施严格物理隔离的局域网上处理和存储涉密档案数据。

第十一条  全校师生员工应严格执行档案利用制度，以确保档案在利用过程中的安全。

1．综合档案室档案管理员应在学校档案管理办法许可的范围内，按照权限和要求提供利用，避免超权限、超范围。

2．利用档案者应按《集美工业学校档案管理办法》第四章、《集美工业学校档案借、查阅制度》的规定办理，借出的档案原件，归还时应完整安全。

3．学校各类档案在利用过程中应尽量减少原件出库。档案原件确需出库的，应由库房管理员详细登记档案卷件数量、卷件号、事由、时间、利用人、责任人等情况，并在出库、入库时予以清点确认。

第四章  预防控制

第十三条  开展档案自查，检查各项规章制度是否得到严格执行，检查各个环节、部位是否存在安全漏洞和隐患，检查各种安全设施是否齐全有效等，严防档案安全事故发生。

第十四条  学校在建立洪涝、台风等其他突发事件的防范和应急处置机制时应把档案库房列入重点保护范围，并设立档案安全应急处置协调小组，最大限度地预防和减少突发事件对档案造成的危害，确保档案安全受到威胁时得到优先抢救和妥善处置。

第十五条  因工作失职、渎职或未按规定程序履行职责，导致发生档案安全事故的，按照《档案法》及实施办法、《档案管理违法违纪行为处分及规定》等对档案安全管理违法违纪行为予以查处，严肃追究相关人员责任。

第五章  附 则

第十六条  本办法自发布之日起执行。

附件：1．集美工业学校档案借、查阅制度

2．集美工业学校档案安全、保密制度

3．集美工业学校档案库房管理制度

4．集美工业学校档案保管、统计制度

附件1：

集美工业学校档案借、查阅制度

一、学校档案室保存的档案主要为教学、科研和管理等各项工作提供服务。凡持有合法证明的我国公民都可以查阅属于开放范围的档案资料。凡向档案室移交、捐赠档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权。

二、利用档案室开放的档案资料，本校教职工须持本人工作证，学生持本人学生证，外单位人员须持单位介绍信及个人有效证件。利用保密档案、未开放档案，除必须持有上述证件外，还须经相关领导批准方可利用。

三、涉密档案的利用必须经学校办公室同意。专利类等证书的利用必须经第一作者同意。会议记录由形成单位人员查阅，或经形成单位负责人书面授权同意利用。科研档案资料的利用由课题组成员凭本人证件到档案室调阅；非课题组成员，须经课题负责人或指导教师的同意并签字后方可查阅。

四、利用者查阅利用档案资料，须认真填写“档案查阅利用登记簿”。

五、重要、珍贵的档案只提供备份件及复制件。

六、用于公益目的的查阅档案，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定收取合理费用。

七、档案资料一般只限于在校内查阅。校内部门如确有需要借出时，须经档案室领导同意，并在约定的时间内及时归还。

八、借阅档案者应对所借档案的保密、安全、完整负责，不得转借他人，不得随意涂改、圈画，不得拆卷，不得增、删档案内容或污损档案，更不能丢失，如有上述违规情况，将视情节轻重，依法严肃处理。

九、利用者需要摘抄、复印档案资料，须经档案室负责人同意。保密档案、未开放档案，不准摘抄、复印。

十、档案资料利用完毕后，利用者要将所利用的档案资料交档案室工作人员清点、检查，确认无损、无缺后，办理归还手续。

附件2：

集美工业学校档案安全、保密制度

一、档案是党、国家和学校的宝贵财富，档案人员必须认真学习、贯彻执行上级和学校关于档案安全、保密的规定，积极做好档案的安全、保密工作。

二、严格执行档案的接收、管理和借、查阅制度，收进和借出的档案、资料应查点清楚，并认真履行登记和注销手续。

三、档案库房是存放档案的重地，非档案库房管理人员，未经许可，不得进入档案库房。

四、档案室内严禁吸烟，库房内禁放易燃、易爆物品，做好防火、防盗等“八防”工作。

五、档案人员应自觉遵守保密守则，做好档案的安全查阅工作。

六、每年对库内档案进行一次大清查，发现问题及时处理，确保档案的安全。

七、坚持安全检查制度，每天下班前关闭电灯，拔下电源插头，关、锁好门窗，锁定密集架和库房门等，确保档案室安全的万无一失，如发现有不利于档案安全、保密的问题应及时向校领导汇报。

八、凡需销毁的档案资料，须严格审定，编造清册，经校分管领导批准后，由相关人员二人以上在规定地点共同监销。

附件3：

集美工业学校档案库房管理制度

一、非档案库房管理人员，未经同意，不得进入库房。

二、库房管理人员必须严格执行《集美工业学校档案借、查阅制度》和《集美工业学校档案安全、保密制度》等各项制度，自觉维护档案的完整与安全。

三、对入库档案，在入库前必须认真检查，清点数目。档案进出库房，要严格执行登记制度（包括档案入库、调阅、销毁）。

四、库房内不得存放同档案及其保护设备无关的物品。库房内严禁吸烟、严禁明火、严禁存放易燃、易爆物品。

五、坚持以“以防为主、防治结合”的原则，切实做好库房的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等工作。

六、库房内放置温湿度计，并根据气温情况，充分利用库房现有设备，调节库房温湿度，适时通风，尽量使库房的温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%之间。

七、定期打扫库房，保持库房整洁。

八、每天下班前，切断电源，关好库房门，确保档案安全；节假日前，认真进行库房安全检查，做好安全防范工作。

附件4：

集美工业学校档案保管、统计制度

一、档案保管要坚持“以防为主，防治结合”的原则。防止各种因素损毁档案，最大限度地延长档案的寿命，使档案更好地为学校工作提供服务。

二、严格执行《集美工业学校档案借、查阅制度》和《集美工业学校档案安全、保密制度》中有关档案保管的各项规定。

三、对库房档案的收进、移出要有严格的登记制度，对利用完毕的档案要及时归放原位。

四、做好库房档案的系统布置、排放和编序工作，使各门类档案按业务规范有序存放，方便查找。

五、电子档案（数据）的光盘做到有序编目，专柜存放。

六、每季度对档案库房进行一次清洁整理工作，做好档案库房的通风工作，做好档案的防潮、防尘、防霉、防虫等“八防”工作。

七、做好档案库房温湿度的记录工作。

八、按要求认真、及时和准确地填报上级部门下发的档案工作统计报表。

九、做好档案统计的基础工作。每年对我校的档案利用、编目、销毁等情况进行统计。