专题封面

第一章  总  则

第一条 为了加强学校档案工作业务建设，提高档案管理水平，充分发挥档案作用，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》等法律、法规精神，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校从事管理、教育、教学、科研、基本建设以及一切办学实践活动中直接形成的对国家、社会、学校和师生员工具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学校档案工作是学校各项工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校应把档案工作纳入学校整体发展规划和计划，纳入管理制度，加强领导和管理，并在人员、经费、库房、设备等各方面给予保证。

第四条  学校档案分为文书档案、教学档案、学籍档案、人事档案、科研档案、基建档案、照片档案、实物档案、电子档案等。

第五条  校档案实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。

第二章  领导体制、机构和人员设置

第六条  学校档案工作由厦门市教育局业务主管部门领导，同时接受上级档案行政管理部门的业务指导、监督与检查。

第七条  学校档案工作由校长统一领导，办公室分管领导协助管理，定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。

第八条  学校设立隶属于学校办公室的综合档案室，并配备专职档案管理人员，管理学校档案工作。学校档案工作人员应忠于职守，遵守纪律，具备一定的档案业务知识。

第九条  各部门负责人分管本部门档案工作，并确定一名兼职档案员具体承办本部门的档案工作。

第十条  学校综合档案室基本任务：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）制定学校档案工作规章制度及业务规范，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计和利用学校的各类档案及有关资料；

（四）负责编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（五）做好档案信息化建设，推动数字档案室建设与发展；

（六）对学校各部门履行档案工作监督指导职责，负责对全校专（兼）职档案工作人员进行业务培训；

（七）开展档案的查阅服务和利用工作；

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（九）列入国家档案馆接收范围的，应按照有关规定向国家档案馆移交档案。

第十条  各部门分管档案工作负责人和兼职档案员的主要任务：

（一）按照有关规定做好本部门文件材料的收集、整理、分类、立卷等工作；

（二）按时归档；

（三）各部门兼职档案员应遵纪守法、忠于职守，努力维护本部门档案的完整与安全；努力学习档案专业知识，积极参加岗位培训，不断提高自己的档案业务水平。

第十一条  学校专（兼）职档案工作人员应保持相对稳定，调动工作时做好档案交接。

第三章  档案管理

第十二条 学校应进一步建立健全档案工作制度，将档案工作各项要求纳入管理、教学和科研人员的职责范围，做到应归档文件应收尽收，应归尽归。

第十三条  学校实行文件材料形成部门立卷制度。各部门兼职档案员应按照《集美工业学校文件材料归档范围和保管期限表》，做好平时文件材料的积累和保管。

第十四条  各部门应归档的各类文件材料，由兼职档案员整理、组卷、装订后向综合档案室移交。移交时，编制移交清册，办理移交手续。

第十五条  各部门立卷归档必须分工明确，协同配合。全校性、综合性的材料由学校办公室负责立卷归档；其余按职能部门分工负责相应门类档案的立卷归档；归档材料涉及多个部门的，由一个主要职能部门归口，其他部门可向他们集中。

第十六条  学校文件材料的归档要求：

（一）归档文件材料应完整、准确、系统；

（二）归档文件的制成材料和字迹材料应符合耐久性要求，档案卷皮、卷盒应为无酸制品。严禁使用钢笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、复写纸、热敏纸、色带打印等不耐久的书写材料，对不符合要求的应采取补救措施，文件用纸一律为A4纸，注意四边留有一定空间，左边留有2厘米宽的装订位置；

（三）各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，按照文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，经部门负责人审查合格后，向综合档案室办理移交手续。

（四）归档电子文件载体应采用一次写光盘、磁带、硬磁盘；

（五）任何部门和个人不准私自保存、销毁应归档的文件材料。

第十七条  学校文件材料的归档范围：

（一）文书档案：主要包括学校党委（党总支、党支部）、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要、工作计划、总结；上级机关印发并需要本校贯彻执行的文件材料。按照厦门市档案局发布的《厦门市〈归档文件整理规则〉实施细则》（厦档〔2016〕14号）执行。

（二）教学档案：主要包括教育教学管理、教学实践、教学研究、德育教育等方面的文件材料。

（三）学籍档案：学生在学校学习期间成绩、思想表现、综合评价等的记录。按照福建省教育厅发布的《福建省中等职业学校学生学籍管理实施细则（试行）》（新闽教职成〔2018〕51号）执行。

（四）科研档案：主要包括学校科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。按照《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）、《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》（档发〔2008〕3号）执行。

（五）基建档案：主要包括学校基本建设管理与项目建设过程中形成的文件材料。按照《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T 2-92）执行。

（六）设备仪器档案：主要包括购置的各种教学与办公设备仪器等的全套随机技术文件以及在安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。

（七）会计档案：主要包括学校在账务管理和会计核算中形成的文件材料。按照中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号《会计档案管理办法》执行。

（八）照片档案：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的照片。按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）或《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）执行。

（九）电子档案：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文本、图表、图像、音（视）频、PPT课件、微信、微博等电子文件。按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。

（十）实物档案：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的实物，包括各种证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、牌匾、印信、书画作品等。

第十八条  学校文件材料的归档时间：

（一）文书档案在次年6月底前完成归档，重大活动档案应在活动结束后2个月内完成归档；

（二）教学档案在学年结束年的12月底前完成归档；

（三）学籍档案在学生初次办理入学注册手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案。学籍管理实行“籍随人走”，学校保留电子学籍档案。学校实行双套制归档，其中属于永久保管的，即时生成纸质或缩微等硬拷贝；

（四）科研档案在科研课题鉴定通过后3个月内完成归档；

（五）基本建设档案在项目竣工验收后3个月内完成归档；

（六）设备仪器档案在设备仪器开箱验收后及时归档；

（七）会计档案由会计机构在年度终了时整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由会计机构保管1年，期满后移交学校综合档案室统一保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经学校办公室同意，学校会计管理机构临时保管会计档案最长不超过3年。

（八）声像、实物、电子等特殊载体档案，应定期整理归档。

（九）接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，交接双方必须签名。

第十九条  学校综合档案室对保管期限已满的档案，应按规定成立鉴定小组予以鉴定，对经鉴定已失去保存价值的档案登记造册，形成报告报校长批准后，在指定地点由两人以上监销，监销人在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁清册永久保存。

第二十条  学校综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，并采用双套制保管。

第二十一条  档案库房技术管理工作，要有专人负责。要建立科学的管理制度，便于对档案的利用；按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

第二十二条  学校综合档案室应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

第四章 档案的开发与利用

第二十三条  学校综合档案室所保管的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信、身份证明，经学校办公室主任以上领导同意后，方可提供查阅利用。如需利用的档案涉及社会重大问题或个人隐私，须经学校主管领导批准。

第二十四条  学校综合档案室应为学校的各项工作积极提供档案服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。

第二十五条  学校应积极将档案信息化建设与学校信息化建设同步规划、同步实施，实现档案信息化管理，建立档案目录数据库和全文数据库，加强电子文件的归档管理与利用。

第二十六条  学校综合档案室应当积极拓展档案利用形式，充分发挥档案的价值和作用。

第五章  条件保障

第二十七条  学校应当将档案工作所需经费列入学校年度预算，应设立专项经费配置档案管理现代化、信息化所需设施，以保证档案工作需求。学校各部门应提供必要经费用于本部门的档案管理工作，以保证档案顺利移交。

第二十八条  学校应为综合档案室配备专职档案工作人员。学校档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受与其他专业技术人员同等福利待遇。

第二十九条  学校应为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，配置符合防火、防盗、防潮、防高温、防水、防紫外线、防尘、防污染、防有害生物等要求的设施设备，确保档案的完整与安全。对不符合档案保管要求的库房，应及时改建或者扩建。必要时，可将档案库房建设纳入基础设施建设项目。

第三十条  学校应为综合档案室配置计算机、光盘刻录机、扫描仪、数码摄像机（或数码相机）等电子设备，以适应学校档案信息化管理的需要。

第三十一条  学校应将数字档案室建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，以推进档案存储数字化和利用网络化，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第三十二条  综合档案室应不断完善档案管理办法，建立健全各项规章制度，并根据上级文件精神及实践的需要，不断查漏补缺，以确保档案工作有法可依、有制可据。

第六章  奖  惩

第三十三条  学校应对在档案工作中做出突出贡献的部门或个人，依据机关档案等法律法规给予奖励。

第三十四条  有下列行为之一的，学校应当直接负责的主管理人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附  则

第三十五条 本办法由学校办公室负责解释。

第三十六条 本办法自发布之日起执行。